Großhandel
· mittelständisch · Softwareentwicklung · Event-Plattform
Grofor.
Eine Event-Software, die mit dem Großhandel skaliert.
Grofor managte Hausmessen, Lieferantentage und Schulungen mit einer wachsenden Excel-Landschaft. Wir haben in 14 Wochen eine maßgeschneiderte Event-Plattform entwickelt, die Anmeldungen, Logistik, Catering und Nachbereitung in einem Produkt vereint.
x 4,2
Events parallel
-78%
Vorbereitungszeit
+91%
NPS Teilnehmer
1 Tool
statt 7 Excel
Branche · Großhandel
Standort · Süddeutschland
Laufzeit · 14 Wochen
Format · Festpreis · KI-gestützt
Sieben Excel-Tabellen. Pro Event.
Anmeldungen kamen über ein Formular, wurden in Excel exportiert, in eine zweite Tabelle für Catering kopiert, in eine dritte für Namensschilder, in eine vierte für die Nachbereitung. Bei sechs parallelen Events im Jahr war ein Team allein mit Excel-Pflege beschäftigt.
Mit jedem zusätzlichen Event wuchsen Fehlerquellen exponentiell. Eine doppelt erfasste Person, eine vergessene Diätanforderung, eine falsche Namensschilder-Liste – kleine Pannen, die für Stammkunden große Signale sind.
01
Datenredundanz
Dieselbe Anmeldung wurde sieben Mal manuell übertragen. Eine Stornierung erforderte sieben Korrekturen.
02
Skalierung war Personal
Mehr Events bedeuteten mehr Mitarbeiter für Excel-Pflege – nicht für Inhalt oder Erlebnis.
03
Auswertung nach dem Event
Wer war da, wer hat was gekauft, was hat sich gelohnt – all das musste händisch zusammengetragen werden, oft Wochen nach Eventende.
Wir haben nicht ein Tool gebaut. Wir haben einen Eventprozess kodiert.
Schritt 01 · Prozess-Audit
Drei Events live begleiten.
Statt einer Anforderungsliste haben wir drei Events live begleitet. Wir haben gesehen, wo Excel auftauchte, warum und mit welcher Erwartung.
Schritt 02 · Architektur
Eine Datenwahrheit, viele Sichten.
Eine zentrale Teilnehmer-Datenbank speist alle Sichten: Anmeldung, Catering, Namensschilder, Nachbereitung. Jede Sicht zeigt, was relevant ist – nichts mehr.
Schritt 03 · KI-Assistenz
Empfehlungen, keine Automaten.
KI schlägt vor: ähnliche Teilnehmer, plausible Catering-Mengen, vergleichbare Vorjahres-Events. Der Mensch entscheidet, aber er muss nicht raten.
Schritt 04 · Übergabe
Stamm-User, dokumentiert.
Sechs Stammnutzer wurden eingearbeitet, ein Wartungsplan etabliert. Grafor betreibt die Software heute eigenständig.
03 · Stimme
„Wir haben jetzt Kapazität für mehr Events, ohne dass das Team größer geworden wäre. Und Stammkunden bemerken Details, die früher untergegangen wären - das ist es, was uns von Mitbewerbern unterscheidet."
C. W.
Marketing- und Eventleitung Grofor
04 · Ergebnis
Skalierung, ohne dass Qualität gelitten hat.
01
Parallele Events pro Jahr
6
25
x 4,2
02
Vorbereitungszeit pro Event
110 Std.
24 Std.
-78%
03
NPS Teilnehmer
+32
+61
+29 Punkte
04
Auswertungszeit nach Event
3 Wochen
2 Tage
-90%
05
Fehlerquote Catering / Schilder
5,2%
0,3%
-94%
Grofor verkauft Events heute nicht mehr als Pflichtprogramm für Lieferanten, sondern als Marketing-Vorteil. Die Software ermöglicht eine Detailtiefe, die im Excel-Modell nicht denkbar war.
Für Sie?