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Papierloses Büro

Papierloses Büro & automatisierte Workflows: Wie Sie mit modernen Techniken effizienter arbeiten

Die Digitalisierung hat verschiedene Methoden hervorgebracht, mit denen Unternehmen Ressourcen sparen können. Dabei handelt es sich um bestimmte Techniken, mit denen Sie effizienter arbeiten, Mitarbeiter geschickt einsetzen und materielle Ressourcen schonen. Zwei davon stellen wir Ihnen in diesem Artikel vor.

Das ist zum einen der Umstieg auf ein papierloses Büro. Waren Arbeitsplätzen früher noch von Aktenschränken und Papierbergen geprägt, kommen Sie heutzutage häufig komplett ohne Papier aus. Wir beleuchten in diesem Beitrag, wieso sich diese Methode lohnt uns wie Sie unkompliziert auf ein papierloses Büro umsteigen.

Anschließend stellen wir Ihnen eine weitere Möglichkeit vor: Dabei handelt es sich um automatisierte Workflows. Routineaufgaben werden dadurch deutlich effizienter und laufen reibungslos ab. Wie Sie solche Workflows einführen, für welche Abteilung sie sich anbieten und was es bei der Einführung zu beachten gibt, erfahren Sie hier.

Was verstehen man unter einem Papierlosen Büro?

Vielleicht kennen Sie es noch aus eigener Erfahrung: Noch vor einiger Zeit haben Sie in jedem Büro Zettelberge, Post-ist uns riesige Aktenordner vorgefunden. Ordnung haben nur die wenigsten gehalten, sodass bestimmte Informationen oft lange gesucht werden musste, im schlimmsten Fall sogar verloren gegangen sind.

Wenn wir nur wieder in das Jahr 2022 springen, hat sich viel getan. Die Digitalisierung hat dafür gesorgt, dass der Großteil von uns an PCs, Laptops und Tablets arbeitet. Trotzdem wird in vielen Unternehmen noch auf Papier gesetzt. Unterlagen werden ausgedruckt, dem Vorgesetzten schriftlich vorgelegt oder an andere Abteilungen weitergegeben.

Mit dem papierlosen Büro findet dies ein Ende: Bei dieser Methode wird komplett auf Papier verzichtet. Das heißt, dass keine Dokumente, Anträge oder sonstige Informationen ausgedruckt werden. Sie liegen nur in digitaler Form vor und werden beispielsweise über eine Cloud oder einen zentralen Server für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht.

Das bezieht sich auf die unterschiedlichsten Daten:

Bewerbungen werden nur noch digital angefordert und nicht ausgedrucktEingehende und ausgehende Rechnungen werden komplett digital abgewickelt
Die Kommunikation mit Behörden erfolgt ebenfalls digital
Für tägliche Aufgaben werden digitale Kanäle verwendet
Informationen an Kollegen werden ebenfalls papierlos übermittelt

All diese Dokumente werden digital und unter Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen gespeichert. Dadurch fällt auch die anschließende Archivierung leichter, denn die Daten müssen nicht erst digitalisiert werden, da sie von vornherein nicht auf Papier erstellt wurden.

Welche Nachteile hat es, wenn Prozesse papierbasiert ablaufen?

Papier gehört lange Zeit in so gut wie alle Büros zur täglichen Arbeit dazu. Dementsprechend groß ist die Skepsis, nun komplett darauf zu verzichten. Sie sollten sich jedoch vor Augen halten, dass papierbasierte Prozesse einige Nachteile haben, die nicht mehr zeitgemäß sind und durch digitale Lösungen behoben werden können.

Wenn sie mit dem Gedanken spielen, auf ein papierloses Büro umzusteigen, dann prüfen Sie, ob auch in Ihrem Unternehmen Schwierigkeiten durch die unten aufgeführte Aspekte auftreten:

Die Kosten für Papier steigen kontinuierlich
Die Herstellung von Papier schadet der Umwelt
Informationen auf Papier festzuhalten ist nicht sicher
Papierbasierte Prozesse kosten viel Zeit

Die Kosten für Papier steigen kontinuierlich

Wenn in Ihrem Unternehmen nach wie vor Papier zum Einsatz kommt, dann fallen dafür hohe Kosten an. Häufig werden pro Tag unzählige Dokumente ausgedruckt – und das in jeder Abteilung. Dabei kommen schnell hunderte, wenn nicht sogar tausende Blätter Papier zusammen, die täglich verbraucht werden.

Das belastet Ihr Budget auf Dauer merklich. Sie benötigen große Mengen an Papier, die bezahlt werden müssen. Das Problem dabei ist, dass Papier immer teurer wird. Das bestätigt auch ein Blick auf eine Studie von Statista, die Verkaufspreise von Papier in Deutschland erfasst hat. Allein von Juli 2021 bis Juli 2022 ist der Preis um 26,9 Prozent gestiegen.

Diese Entwicklung wir vermutlich weiter zunehmen, sodass Sie ein größeres Budget für Ihre Papierkosten einplanen müssten. Wenn Sie auf ein digitales Büro umsteigen, dann würden diese Kosten komplett wegfallen. Es kämen vielleicht Softwarekosten für ein Chat-Programm oder eine Notiz-Anwendung hinzu – diese wären vermutlich aber bei weitem nicht so hoch wie Ihre derzeitigen Kosten für Papier.

Hinzu kommt, dass auch das Drucken selbst Geld kostet. Sie müssen nicht nur die Geräte zahlen, sondern auch Tinte und regelmäßige Wartungen. Wenn man all diese Kosten zusammenrechnet, kommt dabei eine hohe Summe zusammen, die auf einen Schlag wegfallen würde.

Die Herstellung von Papier schadet der Umwelt

Je mehr Papier wir alle verbrauchen, desto mehr wird die Umwelt belastet. Selbst das Umweltbundesamt warnt davor, dass die Papierherstellung schlecht für die Erde ist, da Sie unglaublich viel:

Holz
Energie
Wasser

verbraucht und gefährliche Chemikalien in das Wasser gelangen können. Um ein DIN-A4-Blatt herzustellen, werden 10 Liter Wasser benötigt. Wie viel Papier wird pro Tag in Ihrem Unternehmen verbraucht? Selbst wenn es nur 100 Blätter sind, wurden dafür 1000 Liter Wasser verbraucht.

Papierbasierte Prozesse belasten unsere natürlichen Ressourcen stark. Sie können ein Teil dazu beitragen, diese zu schonen, indem Sie auf ein papierloses Büro umsteigen.

Informationen auf Papier festzuhalten ist nicht mehr sicher

Papierlose Büros sind heutzutage ein großes Sicherheitsrisiko. Dafür gibt es verscheiden Szenarien:

Dokumente gehen verloren, wodurch wichtige Daten unwiderruflich zerstört sind
Papier wird durch Wasser, Feuer oder andere Umwelteinflüsse beschädigt
Die Gefahr für Diebstähle ist sehr hoch – vor allem in ungesicherten Büros

Hinzu kommt, dass Papier ein großes Risiko für den Datenschutz ist. Es kann leicht gestohlen werden oder von Unbefugten eingesehen werden. Das geschieht im Arbeitsalltag schneller als Sie denken würden. So kann es passieren, dass Sie eine Datenschutzbeschwerde erhalten und die Situation aufklären müssen.

Ein weiteres Problem ist die Vernichtung von Papier. Werden Unterlagen nicht mehr benötigt, können diese nicht einfach in einer Papiertonne entsorgt werden. Sie müssen DSGVO-konform vernichtet werden. Dafür benötigen Sie einen geeigneten Schreier oder einen externen Dienstleister. Auch dafür fallen Kosten an, die Sie einsparen könnten.

Papierbasierte Prozesse kosten viel Zeit

Verschiedene Statistiken haben gezeigt, dass die Arbeit mit papierbasierten Unterlagen Mitarbeiter sehr viel Zeit kostet. Das ist beispielsweise darauf zurückzuführen, dass Dokumente gesucht werden müssen oder aufwändig bearbeitet werden müssen. Papierbasierte Prozesse gelten heutzutage als ineffizient und sollten deshalb durch digitale ersetzt werden.

Nehmen Sie als Beispiel eine eingehende Rechnung. Diese wird von dem verantwortlichen Mitarbeiter geöffnet und der jeweiligen Abteilung zugeordnet. Sie muss anschließend weitergegeben werden. In der Abteilung wird dann geprüft, ob die Rechnung inhaltlich korrekt ist. Dann wird sie erst an die Rechnungsstelle weitergegeben und dort freigegeben.

Dieser Prozess ist nicht nur langwierig, sondern auch fehleranfällig. Eine Rechnung kann dabei schnell verloren gehen oder an die falschen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Würde dies digital oder sogar automatisiert ablaufen, würde der gesamte Prozess schneller und effizienter werden.

Welche Vorteile haben papierlose Büros?

Wenn Sie bislang viel mit Papier arbeiten, dann werden Sie von dem Umstieg auf ein papierloses Büro deutlich profitieren. Auch wenn der Aufwand am Anfang groß ist, werden Sie die positiven Auswirkungen dieser Entscheidung langfristig genießen:

Effizienter Arbeiten in allen Abteilungen
Einsparung von Kosten
Flexibilität bei Geschäftsreisen & im Home Office
Größere Sicherheit für alle Dokumente
Schonung der Umwelt

Effizienter Arbeiten in allen Abteilungen

Wenn alle Dokumente digital abgelegt werden sollen, dann benötigen Sie ein gutes Ablagesystem. Alle Daten sind dann gut strukturiert zu finden, wodurch sich Mitarbeiter lange Suchen, die unnötig Zeit kosten, sparen. Oftmals sind Dokumente über eine Suchfunktion in nur wenigen Sekunden gefunden, was die Arbeit deutlich effizienter macht.

Dadurch wird auch die Weitergabe an Kollegen ebenfalls deutlich leichter und geht vor allem schneller. Es muss kein Dokument durch die Post von A nach B transportiert werden: Sie können Ihren Kollegen einfach per E-Mail oder telefonisch darauf aufmerksam machen, dass Sie die Bearbeitung nun abgeschlossen haben.

Das gilt für alle Arten von Dokumenten – von Rechnungen bis hin zu Urlaubsanträgen. Gleichzeitig nimmt auch die Fehleranfälligkeit ab. Probleme durch eine unleserliche Schrift, Kaffeeflecken oder abgerissene Ecken gehören der Vergangenheit an.

Somit entfallen Störungen, die durch Daten in Papierform entstehen, denn sie werden doch flüssig laufende digitale Prozesse ersetzt. Alle Abteilungen arbeiten somit deutlich effizienter und schneller.

Einsparung von Kosten.

Büros, die viel mit Papier arbeiten, verbrauchen enorme Mengen an Rohstoffen. Papier, Drucker und auch die Entsorgung kosten viel Geld, was Ihr Budget belastet. Wenn Sie auf die digitale Ablage umsteigen, fallen diese Kosten weg.

Prüfen Sie in ihrer Abrechnung, welche Preise Sie im Monat für Papier und alle weiteren Rohstoffe, die dazu gehören, ausgeben. In vielen Unternehmen machen diese Kosten 1 bis 2 Prozent der jährlichen Ausgaben aus. Hinzu kommt, dass die Unterlagen in Papierform aufbewahrt werden müssen: In vielen Büros sehen deshalb große Aktenschränke und auch die Archivierung der Unterlagen benötigen viel Platz.

All das können Sie sich sparen und große Schränke durch einen weiteren Arbeitsplatz ersetzen. Ihr Archiv wird ebenfalls digital geführt, wodurch die derzeitigen Lagerflächen frei werden und für andere Zwecke genutzt werden können.

Flexibilität bei Geschäftsreisen & im Home Office

Wenn Sie all ihre Dateien digital ablegen, dann haben Sie und Ihre Mitarbeiter von überall einen Zugriff darauf. Das ist vor allem in Stein des Home Office praktisch: Wenn Sie nicht vor Ort sind, können Sie trotzdem weiterarbeiten. Derzeit ist in vielen Unternehmen noch kein mobiles Arbeiten möglich, da die dafür benötigten Informationen nur in Papierform vorliegen.

Wenn sie schon jetzt den ersten Schritt gehen und papierbasierte Prozesse durch digitale ersetzen, gehen Sie außerdem mit der Zeit. In Zukunft werden wahrscheinlich noch viele weitere Prozesse digital ablaufen – um weiterhin mit Kunden und Lieferanten zusammenarbeiten zu können, müssen Sie irgendwann mit dieser Entwicklung gehen.

Sie präsentieren sich damit als modernes und zeitgemäßes Unternehmen, welches den Branchenstandard erfüllt. Wenn Sie auf ein digitales Büro umsteigen, wirkt sich das somit auch ein Stück weiter auf ihr Image aus.

Größere Sicherheit für alle Dokumente

Wenn Sie Informationen nicht mehr auf Papier sichern, sondern nur noch digital zugänglich machen, dann wirkt sich das deutlich auf die Sicherheit aus. Dokumente können nicht verloren gehen oder zerstört werden. Im Idealfall fertigen Sie regelmäßig Backups Ihrer Systeme an, wodurch Sie alle Dateien im Notfall wiederherstellen können.

Wenn Daten digital verwaltet werden, kann der Zugriff außerdem beschränkt werden. Um ein bestimmtes Dokument zu öffnen, wird beispielsweise eine Berechtigung benötigt, die nur ausgewählte Mitarbeiter erhalten. Dadurch kann es nicht passieren, dass sensible Informationen aus Versehen in die falschen Hände geraten.

Wenn Sie ein digitales Dokumentenverwaltungssystem nutzen, erfüllen Sie außerdem die Vorgaben der DSGVO. Nutzen Sie dafür einen zertifizierten Anbieter, der die Gesetze einhält. Sie sind damit auf der sicheren Seite und mindern das Risiko für Datenpannen deutlich.

Schonung der Umwelt

Jedes Unternehmen kann seinen Teil dazu beitragen, die Umwelt zu schonen. Wenn Sie auf Papier verzichten, dann schonen Sie damit die natürlichen Ressourcen der Erde. Die Herstellung von Papier verbraucht sehr viele Rohstoffe. Heutzutage ist es problemlos möglich, Dokumente nur noch digital zu verwalten und weitestgehend auf Papier zu verzichten.

Sie verbessern damit Ihren CO₂-Fußabdruck, was viele potenzielle Kunden ansprechen wird. Nachhaltigkeit und Klimaschutz sind heute für viele Menschen sehr wichtig: Wenn Ihr Unternehmen nachhaltig arbeitet, sollten Sie dies kommunizieren und neue Kunden damit ansprechen.

Welche Herausforderungen bringen papierlose Büros mit sich?

So groß die Vorteile von papierlosen Büros auch sind: Sie sind anfangs mit einigen Herausforderungen verbunden. Es hilft Ihnen, wenn Sie diese bereits vorab kennen und effektiv bekämpfen können:

Das gesamte Unternehmen muss an einem Strang ziehen: Die Führungsetage sollte es vorleben und selbst auch auf eine papierlose Arbeit umsteigen. Alle Mitarbeiter sollten dieser Veränderung offen gegenübertreten, was am Anfang schwierig sein kann. Heben Sie deshalb hervor, wie groß die Vorteile sein werden und dass jeder davon profitieren wird.
Es muss neue Software eingeführt werden: Wenn Sie von nun an nur noch digital arbeiten möchten, dann benötigen Sie wahrscheinlich neue Software. Das kann beispielsweise ein Dokumentenverwaltungssystem sein, mit dem Sie Ihre Dateien strukturiert und sicher verwalten.
Mitarbeiter benötigen möglicherweise Schulungen: Wenn neue Software eingeführt wird, dann benötigen einige Mitarbeiter möglicherweise detaillierte Erklärungen, wie damit umzugehen ist. Auch hier sollte offen an diese neue Aufgabe herangegangen werden – versuchen Sie also, den Mut zur Veränderung zu steigern.
Sie müssen anfangs einen größeren Zeitaufwand einplanen: Die größte Herausforderung bei dem Umstieg auf ein papierloses Büro ist der Zeitaufwand. Sie benötigen eine Strategie, wie Papier abgeschafft werden soll und welche digitalen Prozesse es ersetzen wird. Hinzu kommt, dass die Bedienung neuer Systeme am Anfang noch nicht flüssig läuft und es ein paar Monate dauert, bis das gesamte Unternehmen sich auf die Veränderung eingestellt hat.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, eine Strategie für Sie zu entwickeln, mit der Sie auf ein papierloses Büro umsteigen können. Dabei wirken wir den oben genannten Herausforderungen effektiv entgegen: Wir verdeutlichen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wieso der Umstieg so wichtig ist und zeigen auf, wie jeder davon profitieren wird.

Darüber hinaus beraten wir Sie, welche Software Sie am besten nutzen und wie diese anzuwenden ist. Wir arbeiten selbst weitestgehend papierlos und wissen deshalb, welche Aspekte besonders wichtig sind und welche Stolperfallen auftreten können. Gerne bieten wir Ihnen eine ausführliche Beratung an, in der wir ihre Fragen beantworten und Ihnen Wege aufzeigen, wie Sie den Übergang zu einem papierlosen Büro gestalten können.

Gibt es gesetzliche Vorgaben für die Aufbewahrung von papierlosen Daten?

Wann immer Sie Daten aufbewahren, sollten Sie sich fragen, ob es Aufbewahrungsfristen gibt und wie lang diese gelten. Das gilt auch, wenn diese nur digital vorliegen: Das heißt nicht, dass Sie nicht mehr benötigte Dokumente einfach löschen können.

Die jeweiligen Fristen sind im Handelsrecht (HGB) und im Steuerrecht (AO) zu finden. Wenn Sie dazu verpflichtet sind, eine ordentliche Buchführung durchzuführen, dann unterliegen Sie den Gesetzen aus diesen zwei Büchern.

Die Aufbewahrungszeit beginnt immer mit dem Ende des Jahres, indem es zuletzt bearbeitet wurde. Wenn Sie beispielsweise im Mai 2020 eine Rechnung erstellt haben, dann rechnen Sie erst ab dem 31.12.2020.

Die Datei muss dann:

Unveränderlich
Nachvollziehbar
Vollständig
Verfügbar
Maschinell auswertbar

gespeichert werden. Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem verwenden, dann sollte es damit keinerlei Probleme geben. Sie sollten Ihre Mitarbeiter dennoch für das Thema sensibilisieren und darauf eingehen, dass nicht mehr benötigte Dateien nicht einfach gelöscht werden können.

Wie lange sie gespeichert werden müssen, ist in § 147 AO genau definiert. Die Aufbewahrungsfristen sind für Dateien in Papierform und digitale Dokumente dieselben. Jahresabschlüsse, Belege und Eröffnungsbilanzen müssen beispielsweise zehn Jahre aufbewahrt werden – ganz egal, in welcher Form sie vorliegen.

Wenn Sie auf ein digitales Büro umsteigen, dann ändert sich in Bezug auf die Aufbewahrung somit nicht zu viel für Sie, da die Fristen ja dieselben sind. Es gilt, alle Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren und zu prüfen, wie die Archivierung am besten erfolgen sollte.

5 Tipps: So steigen Sie von Papier auf digitale Lösungen um

Wenn Sie den Schritt wagen und in Zukunft auf Papier verzichten möchten, dann ist die größte Herausforderung dabei die Übergangsphase. Mit einigen kleinen Tipps gelingt es Ihnen, diese Phase leichter zu gestalten und mögliche Probleme zu verhindern.

Tipp 1: Kommunizieren Sie die Veränderung sensibel mit Ihren Mitarbeitern

Wenn die Geschäftsführung beschließt, von nun an auf ein papierloses Büro umzusteigen, dann sollte diese Veränderung sensibel kommuniziert werden. Mitarbeiter fürchten sich oft vor solch großen Änderungen und mit diesen nicht zurechtzukommen. Deshalb sollten Sie nicht einfach nur eine E-Mail mit den Neuigkeiten verschicken, sondern direkt mit dem ganzen Team sprechen.

Heben Sie hervor, wieso Sie von nun an auf Papier verzichten möchten und wie Sie alle davon profitieren werden. Gehen Sie dabei auch direkt darauf ein, dass der Übergang fließend erfolgen wird und Sie um die Schwierigkeiten wissen. Damit ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter und zeigen Ihnen, dass Sie dieses Projekt gemeinsam angehen werden.

Tipp 2: Investieren Sie in einen hochwertigen Scanner

Sie haben es selbst in der Hand, ob in Ihrem Unternehmen Dokumente ausgedruckt und in Papierform weitergegeben werden. Sie werden aber dennoch von Kunden, Partnern und Behörden Unterlagen auf Papier erhalten. Damit Sie Ihr neues System lückenlos umsetzen können, müssen diese gescannt und digital abgelegt werden.

Dafür benötigen Sie einen hochwertigen Scanner, mit dem Sie Dokumente schnell und in guter Auflösung einscannen können. Investieren Sie in ein gutes Model, das lange halten wird. Je schneller und unkompliziert sich damit scannen lässt, umso weniger Zeit müssen Ihre Mitarbeiter für diese Aufgabe aufbringen.

Tipp 3: Nutzen Sie eine Cloud für die Verwaltung Ihrer Dokumente

Wenn Sie Ihre Dokumente nur noch rein digital aufbewahren, dann müssen Sie gewährleisten, dass alle Beteiligten darauf zugreifen können. Dafür bieten sich Clouds an: Sie pflegen alle Dateien dort ein und geben den entsprechenden Mitarbeitern einen Zugriff. Damit stellen Sie einerseits sicher, dass jeder einen Zugriff hat und schränken andererseits den Zugriff auf sensible Daten ein.

Wenn alle Dokumente in der Cloud liegen, haben Sie und Ihre Mitarbeiter von überall einen Zugriff darauf. Das ist besonders in Zeiten von Home-Office wichtig. Ganz egal, ob Sie im Büro, Zuhause oder auf einer Geschäftsreise sind: Alle Dateien sind verfügbar und Sie können professionell arbeiten.

Tipp 4: Legen Sie eine nachvollziehbare Struktur an

In vielen Unternehmen wird mit den unterschiedlichsten Dokumenten gearbeitet. Das können interne Daten wie Checklisten, Notizen oder Arbeitsanweisungen sowie Kundendaten sein, die Sie für die Arbeit benötigen. Das papierlose Büro soll nicht nur die Umwelt entlasten, sondern auch Sie. Das funktioniert nur, wenn Sie Ihre Daten in einer nachvollziehbaren Struktur anlegen.

Dadurch sparen Sie sich lange Suchereien und ermöglichen es auch Ihren Mitarbeitern, benötigte Unterlagen schnell zu finden. Wie eine solche Struktur genau aussieht, hängt von den genauen Inhalten und der Branche ab. Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass eine übersichtliche Struktur allen Beteiligten zu Gute kommt und Ihnen eine langfristige Entlastung bietet.

Tipp 5: Wenden Sie sich an einen Experten, wie IT-Couch

Ein papierloses Büro bietet Ihnen umfangreiche Vorteile, von denen Sie langfristig profitieren. Die Einführung ist mit einigen Hindernissen verbunden, bei denen wir Sie gerne unterstützen. Wir wissen, dass es am Anfang schwierig sein kann, auf Papier zu verzichten und sich auf neue Medien einzulassen. Deshalb führt IT-Couch unterschiedlichste Leistungen für Sie aus.

Wir beginnen dabei in der Regel mit einer ausführlichen Beratung. Dabei zeigen wir Ihnen auf, wie Sie in Ihrer konkreten Situation von papierlosem Arbeiten profitieren würden und worauf es dabei zu achten gilt. Auf Ihren Wunsch hin entwickeln wir eine Strategie für Sie, mit der Sie die Hindernisse des papierlosen Büros meistern und leicht auf das neue System umsteigen. Gerne führen wir anschließend auch neue Systeme für Sie ein und zeigen Ihnen, wie Sie diese bedienen.

Was bedeutet Workflow-Automatisierung?

Wenn Sie sich eingehend mit dem Thema „Papierloses Büro“ beschäftigen, dann stoßen Sie dabei auch immer wieder auf die Workflow-Automatisierung. Das ist kein Zufall, denn die beiden Disziplinen hängen eng miteinander zusammen.

Bei der Workflow-Automatisierung werden Prozesse nicht mehr nur manuell ausgeführt, sondern automatisiert. Das meint, dass es einen genauen Fahrplan gibt, an den sich alle Mitarbeiter halten. Dafür gibt es zahlreiche Beispiele:

Bestellt ein Kunde ein Produkt in Ihrem Shop, dann erhält er eine Bestellbestätigung
Schreibt ein Kunde eine Mail an Ihren Support, dann wird automatisch eine Eingangsbenachrichtigung an ihn verschickt
Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt, dann erhält er nach drei Tagen automatisch eine Mahnung

Für verschiedene Szenarien wird im Rahmen der Workflow-Automatisierung also festgelegt, wie Sie sich verhalten. Dabei handelt es sich um Routineaufgaben, die immer wieder anfallen und durch dieselben Abläufe erledigt werden. Viele Unternehmen verwenden dafür Workflow-Management-Software, die die Automatisierung abbildet und bei Eintritt einleitet.

Wo liegt der Zusammenhang von papierlosen Büros und Workflow-Automatisierungen?

Wenn Sie planen, auf ein papierloses Büro umzusteigen, dann bietet es sich an, anschließend auch Workflow-Automatisierungen einzuführen. Wenn alle Dokumente digital vorliegen, dann können Sie steuern, wann sie wohin verschickt werden. Bleiben wir dafür bei dem Beispiel, dass ein Kunde ein Produkt in Ihrem Shop bestellt.

Alle Informationen liegen dann ausschließlich digital vor. Weder die Eingangsbestätigung noch die Rechnung werden dann per Post in Papierform verschickt. Somit können Sie eine Software anweisen, dass diese Dokumente digital erstellt werden und anschließend per E-Mail versendet werden sollen.

Die beiden Systeme arbeiten somit Hand in Hand und begünstigen sich. Es kann für Sie also deutliche Vorteile haben, erst ein papierloses Büro und anschließend Workflow-Automatisierungen einzuführen.

Wieso ist die Automatisierung von Prozessen wichtig und welche Vorteile bietet sie?

In vielen Unternehmen gibt es verschiedene Aufgaben, die immer wieder anfallen und im Arbeitsalltag ganz schön aufhalten können. Deshalb ist es so sinnvoll, auf Workflow-Automatisierungen zu setzen, die Ihnen zahlreiche Vorteile bieten, die sich auf die verschiedensten Geschäftsbereiche auswirken:

Sie minimieren Fehler und Verzögerungen
Sie erhöhen die Produktivität und entlasten Mitarbeiter
Sie führen ein einheitliches Vorgehen ein
Sie steigern die Kundenzufriedenheit

Sie minimieren Fehler und Verzögerungen

Workflow-Automatisierungen werden ein Mal von Ihnen eingerichtet und anschließend automatisch ausgeführt. Dadurch werden Fehler deutlich reduziert. Tippfehler oder ein falscher Absender treten nicht auf, da die Software zuverlässig arbeitet und ausfallsicher ist.

Das gilt auch für Verzögerungen. Ist ein Mitarbeiter stark ausgelastet, erkrankt oder im Urlaub, können bestimmte Prozesse dadurch unterbrochen werden. Ein Kunde muss dann beispielsweise ein paar Tage auf seine Bestellbestätigung warten. Das vermeiden Sie mit einer Automatisierung, die dauerhaft aktiv ist.

Sie erhöhen die Produktivität und entlasten Mitarbeiter

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter entlasten möchten, dann sind Workflow-Automatisierungen eine gute Entscheidung. Sie übernehmen Routineaufgaben, die immer wieder anfallen und viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese fallen dann weg – Ihren Mitarbeitern bleibt somit mehr Zeit für andere Aufgaben.

Dadurch steigt die Produktivität und Ihr Team wird leistungsstärker. Vielen Mitarbeitern ist es wichtig, dass sie sinnvolle Arbeiten verrichten und den Erfolg ihrer Taten sehen. Routineaufgaben sind häufig genau das Gegenteil davon und können auf Dauer für eine schlechte Stimmung sorgen. Wenn Sie diese durch Workflow-Automatisierungen ersetzen, kann sich dadurch auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

Sie führen ein einheitliches Vorgehen ein

Wenn Sie eine Workflow-Automatisierung einrichten, dann führen Sie damit auch ein standardisiertes Vorgehen ein. Die Prozesse laufen, wie Sie es geplant haben, ab und werden nicht unterbrochen oder verändert. Sie arbeiten somit nach einem Standard, den Sie auf Ihre Kunden zuschneiden und bei Bedarf anpassen können.

Das schafft gleichzeitig auch Klarheit für Ihre Angestellten: Sie können genau verfolgen, wie einzelne Prozesse ablaufen. Bei Fragen oder Problemen wissen sie somit, wie der Ablauf ist und was der Auslöser sein könnte.

Sie steigern die Kundenzufriedenheit

Workflow-Automatisierungen bieten nicht nur für Sie und Ihr Team einige Vorteile, sondern auch für Ihre Kunden. Durch standardisierte Prozesse werden Fehler vermieden, was dem Kunden zu Gute kommt. Gleichzeitig werden viele Abläufe deutlich beschleunigt, wodurch Kunden Informationen und Produkte schneller erhalten.

Hinzu kommt, dass auch die Qualität Ihrer Dienstleistungen durch Workflow-Automatisierungen erhöht werden kann. Das stellt letztendlich auch den Kunden zufrieden, der von Ihrem Angebot überzeugt ist. Sie können mit Automatisierungen also nicht nur Ihre Produktivität und die Kundenzufriedenheit erhöhen, sondern auch Ihren Umsatz.

In welchen Bereichen bieten sich automatisieret Workflows besonders an?

Workflow-Automatisierungen haben den Vorteil, dass sie sich auf die unterschiedlichsten Geschäftsbereiche auswirken. Somit sind sie für die allermeisten Unternehmen eine Bereicherung und können für Entlastung sorgen. Sie können automatisierte Workflows beispielsweise für diese Aufgaben einrichten:

Einstellung neuer Mitarbeiter: Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen möchten, dann kann dieser Prozess durch Automatisierungen deutlich beschleunigt werden. Das beginnt schon bei der Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Sie mit einem entsprechenden Tool automatisch auf verschiedenen Plattformen einpflegen können. Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine automatische E-Mail für den Eingang der Bewerbung oder eine Termineinladung zu verschicken.
Erstellung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen: In vielen Unternehmen werden Urlaubsanträge noch ausgedruckt, manuell ausgefüllt und anschließend dem Chef zur Unterschrift vorgelegt. Dieser Prozess gehört inzwischen der Vergangenheit an und kann sogar automatisiert ablaufen. Prüfen Sie, ob eine Ihrer bestehenden Softwarelösungen bereits ein Modul für die Beantragung von Urlaub hat. Sie können dort hinterlegen, zu welchen Zeiten Urlaub automatisch genehmigt wird und an welchen Daten es eine manuelle Prüfung braucht.
Legen Sie eine digitale Reisekostenabrechnung an: Wenn es um die Abrechnung von Reisekosten geht, gibt es in vielen Unternehmen noch Nachholbedarf. Dabei kann diese Aufgabe wunderbar als automatisierter Workflow ablaufen. Nutzen Sie eine Software dafür, kann der Mitarbeiter seine Belege dort einfach einpflegen und das System gleicht die Daten anschließend ab. Händisches Prüfen von Rechnungen entfällt somit und alle Beteiligten sparen Zeit.

Geben Sie ein Budget frei: In vielen Abteilungen wird ein Budget für bestimmte Projekte festgelegt – auch diese Aufgabe kann automatisiert ablaufen. Mit einer entsprechenden Software kann der Projektleiter einfach eine Anfrage an Sie stellen. Sie können dann entscheiden, ob das Budget freigegeben wird oder nicht. Dadurch ist die Entscheidung dann auch gleich dokumentiert und schriftlich freigehalten, was die zukünftige Arbeit enorm erleichtert.

Wie Sie sehen, eignen sich automatisierte Workflows für die verschiedensten Aufgaben und Unternehmen. Sie wissen nicht, ob diese auch in Ihrem Unternehmen von Vorteil wären? Wir beraten Sie diesbezüglich gerne und zeigen Ihnen auf, wie groß der Nutzen von digitalen Workflows für Sie sein kann.

Oftmals ist es für Unternehmer schwierig, dies zu beurteilen. Wir schauen als Experte von außen auf Ihre jetzigen Abläufe und können Ihnen aufzeigen, wie diese durch Workflows optimiert werden können. Sie können uns anschließend gerne damit beauftragen, die entsprechende Software dafür einzurichten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese bedienen und wie Sie mit wenig Aufwand neue Automatisierungen erstellen.

Papierloses Büro & digitale Workflows einrichten? IT-Couch ist der Experte an Ihrer Seite

Wenn Sie sich dazu entschieden haben auf ein papierloses Büro und/oder digitale Workflows umzusteigen, wird eine professionelle Beratung für Klarheit sorgen. Sie erfahren in diesem Rahmen, wie Sie und Ihr Unternehmen am meisten von diesen Systemen profitieren können. Sie machen somit das Beste aus Ihren Möglichkeiten, arbeiten produktiver und effizienter.

IT-Couch bietet Ihnen nicht nur eine ausführliche Beratung, sondern auch die anschließende Einführung der entsprechenden Softwarelösungen. Dabei behalten wir stets ihre individuelle Situation im Hinterkopf und stellen uns auf Ihre Bedürfnisse ein.

Sie haben Interesse an diesem Service? Dann freuen wir uns, wenn Sie uns eine E-Mail mit Ihrem Anliegen schreiben oder unser Kontaktformular ausfüllen.